O PROBLEMA - COMPLEXO, DEMORADO, MANUAL

A recente aquisição de uma unidade na Irlanda fez com que o nosso cliente crescesse como empresa, passando de 300 funcionários em duas unidades em 2020 para 1.300 funcionários em cinco instalações no Reino Unido, EUA e Europa. Este rápido crescimento implicou a necessidade de normalização de dados, reengenharia de processos e a utilização da tecnologia mais recente para satisfazer as exigências internas e externas em matéria de elaboração de relatórios.

O trabalho manual, moroso e tedioso, que envolvia várias folhas de cálculo, tornou-se um enorme desafio para a equipa financeira da empresa. Era evidente que era necessária uma solução baseada num sistema para apoiar a estratégia empresarial, facilitar a elaboração de relatórios e facilitar o processo de futuras aquisições. A equipa financeira do grupo necessitava de dispor de funcionalidades de elaboração de relatórios dinâmicas e sem descontinuidades, com a capacidade de acompanhar os KPI e de dispor de controlos sólidos baseados no sistema.

Os especialistas da Helixr foram contactados para propor e fornecer uma solução.

"Antes do OneStream, o nosso processo de consolidação era muito moroso e manual (baseado em Excel). O OneStream permitiu-nos reduzir o tempo gasto no processo de consolidação e dedicá-lo à tarefa de maior valor acrescentado de rever os resultados e tomar decisões importantes.

Diretor Financeiro do Grupo
OS DESAFIOS

Os especialistas em tecnologia financeira e fiscal da Helixr sabiam que precisavam de compreender e desvendar as complexidades do status quo para fornecer uma solução que maximizasse os benefícios do negócio. O nosso cliente tinha vários sistemas de contabilidade e ERP com diferentes padrões de dados, controlos de sistema e diferentes níveis de granularidade nos resultados dos relatórios - o que tornava muito difícil a elaboração de relatórios consistentes em relação aos KPIs. A equipa financeira dependia fortemente de folhas de cálculo Excel para efetuar reconciliações mensais entre empresas e relatórios MIS para cada entidade jurídica/unidade de negócio.

Os processos entre empresas tornaram-se difíceis e altamente complexos, uma vez que o registo das transacções e a reconciliação financeira eram inconsistentes e os sistemas ERP não estavam configurados para gerir eficazmente as reconciliações entre empresas.

A utilização de várias moedas funcionais também contribuiu para os problemas - a conversão da moeda de transação para a moeda funcional local e depois para a moeda de relato do grupo não foi aplicada de forma coerente nas diferentes entidades jurídicas. Os processos de consolidação eram atrasados se houvesse algum ajustamento tardio em qualquer uma das entidades de origem.

A ABORDAGEM

A equipa de Finanças do Grupo e os especialistas da Helixr trabalharam em conjunto para analisar e avaliar uma seleção de soluções de Corporate Performance Management (CPM) da Anaplan, SAP Analytics Cloud, Oracle e OneStream. A OneStream foi selecionada com base na funcionalidade do software, no conhecimento e qualidade da equipa de vendas e serviços, no seu compromisso com o sucesso do cliente e na liberdade de gerir o sistema dentro da equipa financeira, em oposição ao departamento de TI, uma vez implementado.

O OneStream foi considerado a única solução CPM que poderia satisfazer todos os requisitos de curto e longo prazo para unificar os relatórios de gestão, a análise, o planeamento financeiro e a preparação de demonstrações financeiras consolidadas com uma solução única e extensível.

A Helixr apoiou a equipa financeira na integração da plataforma OneStream XF com vários sistemas ERP SAP S4 HANA, Sage e QuickBooks. O sistema de consolidação financeira OneStream permitiu que a equipa financeira de cada local/unidade de negócio fosse responsável pelos seus relatórios financeiros.

O RESULTADO - VENCER A COMPLEXIDADE PARA MAXIMIZAR OS IMPACTOS COMERCIAIS

A solução OneStream que fornecemos facilitou o processo de consolidação ao fazer corresponder os fluxos de trabalho entre empresas. Facilitou a identificação de quaisquer transacções em falta de uma ou outra entidade sem a necessidade de consultar uma folha de cálculo Excel ou um ficheiro de origem. As transacções entre empresas são reportadas tanto na moeda local como na moeda convertida.

"A transição de uma abordagem de consolidação financeira baseada em Excel para um processo automatizado, reduzindo assim o tempo e melhorando a eficiência.

Vice-Presidente Financeiro

Agora, os números podem ser analisados até aos detalhes ao nível das transacções na mesma plataforma única. Quaisquer erros ou lançamentos incorrectos podem ser corrigidos atempadamente, sem causar lançamentos tardios ou atrasos nos prazos de encerramento do mês.

Pouco depois da entrada em funcionamento, era evidente que os controladores financeiros de todas as instalações se sentiam confiantes em relação às informações que estavam a apresentar nos pacotes do conselho de administração. O novo sistema libertou o tempo das equipas financeiras para realizarem mais actividades de valor acrescentado e fornecerem as informações certas aos directores gerais das instalações para impulsionar o crescimento.

Foi concebida uma abordagem faseada para proporcionar todas as vantagens da Plataforma Inteligente OneStream. A primeira fase integrou os dados transaccionais do ERP na plataforma para gerar relatórios de gestão e estatutários. As equipas também activaram a funcionalidade de previsão e orçamentação contínua com a função de carregamento de modelos para efetuar a análise das variações ao nível do grupo e da unidade empresarial.

A parte final da primeira fase foi a consolidação do grupo e o painel de controlo executivo, permitindo que a empresa acompanhasse o progresso e maximizasse a eficiência com informações em tempo real. O painel de controlo é uma ferramenta poderosa que permite que as equipas financeiras forneçam informações precisas em relação aos KPIs ao seu conselho de administração.

A solução que a equipa da Helixr implementou fornece informações financeiras e operacionais precisas e em tempo real para apoiar uma tomada de decisões mais rápida e informada.

Muk de madeira

Arquiteto de soluções sénior

Stephanie Liang

Consultor de soluções

PONTOS FORTES DA HELIXR

A Helixr é especialista em Finanças e Tecnologia Fiscal, conseguindo cumprir os objectivos organizacionais através da reengenharia e digitalização de processos. Temos uma vasta experiência em fornecer as melhores práticas e soluções personalizadas para atender às estratégias de negócios dos clientes.

Trabalhamos com os nossos clientes para fornecer análises de dados e painéis de controlo executivos que permitem a simulação de cenários hipotéticos, orientando o planeamento financeiro e fiscal e as decisões de fluxo de caixa. Apoiamos igualmente os nossos clientes, destacando as oportunidades de melhoria dos processos empresariais futuros nas suas funções financeiras e fiscais.

Neste projeto, ao estabelecer uma parceria com a OneStream, a Helixr ficou numa posição em que a equipa podia fornecer uma plataforma financeira inteligente e proporcionar o máximo impacto comercial.

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