O que é um Cutover?
Gerir o processo de transição de um sistema existente para um novo não é apenas uma implantação técnica, mas também um exercício de preparação para o negócio. A gestão e aceitação da mudança é fundamental, assim como a liderança e a responsabilização por parte da gestão de topo ao longo de todo o programa ERP. Será necessário fazer compromissos entre as necessidades empresariais e a prontidão dos sistemas, bem como o planeamento e monitorização da rampa, o encerramento e a subida; a gestão destes compromissos é equivalente ao sucesso.
O corte ocorre normalmente quando a concepção e construção da solução está completa, e o negócio está pronto para a transição para as novas formas de trabalho. O momento do corte é fundamental, evitando períodos críticos de vendas sempre que possível, e é essencial assegurar a manutenção do fornecimento do produto.
O corte técnico acontece muitas semanas antes de qualquer encerramento, uma vez que a configuração tenha sido concluída e a equipa de desenvolvimento confirme que o sistema foi testado - é a verdadeira peça técnica de T.I., da qual existem muitos elementos. Por exemplo, se for um sistema ERP, existem periféricos como impressoras e radiofrequência a considerar; existem interfaces em sistemas de qualidade e sistemas de distribuição para o fabrico e qualquer combinação destes será necessária para proceder à implementação.
O corte de negócios é feito uma vez que tudo esteja tecnicamente em ordem. O negócio pára literalmente o que eles estão a fazer e corta o sistema antigo. O corte do negócio ocorre então entre o encerramento e a rampa, preparando o negócio para iniciar processos e transacções no novo sistema.
"Antes de mais nada, a preparação é a chave do sucesso".
Alexander Graham Bell
Estatísticas Go-Live
Um mau planeamento terá um impacto directo na produção e, em última análise, no cliente - se não se acerta, é uma confusão. Um estudo recente mostrou que, para um grupo de empresas que se submeteu a uma implementação de um ERP:
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Os Detalhes Importantes
Está tudo no Planeamento ...
O planeamento é crítico e deve começar pelo menos 6-9 meses antes de um corte previsto para assegurar que as dependências chave não sejam perdidas, que a continuidade do negócio seja mantida e que o tempo de paragem e a perturbação sejam limitados. Uma data ideal pode ser determinada, tendo em consideração a procura em toda a cadeia de abastecimento, a manutenção de stocks, as necessidades financeiras, o fim do ano e os períodos de pico que se aproximam, tais como a estação da gripe.
O planeamento também precisa de considerar o lado mais suave da disponibilidade de recursos como feriados e festivais locais. O envolvimento com fornecedores e fornecedores de logística é igualmente importante. Poder-se-ia dizer que não há tempo, mas os benefícios a longo prazo precisam de ser realizados. Qualquer impacto pode ser bem gerido se for planeado.
Gestão da rampa de acesso
Tipicamente, um local trabalharia a uma taxa de fabrico mais elevada para entregar um stock construído antes da transição para o novo sistema. Aproximadamente 2 semanas antes do corte efectivo do negócio; é necessária uma rampa controlada para baixo, onde as operações abrandam até um ponto em que uma linha ou área pára completamente. Por exemplo, no caso do fabrico de comprimidos, o processo seguido é a granulação, compressão e depois a granel, que depois vai para a embalagem do produto acabado, pronto para expedição.
O processo deve ser interrompido no final de qualquer uma destas fases concluídas, para que o produto final dessa fase discreta possa ser reconciliado e colocado no inventário e depois utilizado como parte da rampa como uma boa primeira transacção inicial. Por exemplo, um granel acabado pode ser utilizado para introduzir na produção de embalagens quando a rampa começa, ou pode ser embalado pronto para expedição antes de ser encerrado.
O envio de produtos acabados aos clientes antes do encerramento é também fundamental para assegurar que o fornecimento não é interrompido e reduz a gestão de inventário no corte, a reconciliação financeira e física, e também o potencial para movimentos adicionais e re-rotulagem.
A destruição e eliminação do stock obsoleto e expirado também deve ser concluída antes do encerramento. Isto é algo que deve ser abordado como parte da precisão do inventário, mas também evita a utilização de recursos desnecessários para reetiquetagem e contagem do stock que será deitado fora.
A precisão do inventário é fundamental para um corte suave. Como tal, um corte é uma boa altura para limpar inventários, eliminar o lixo e remover o stock fantasma causado por problemas históricos do sistema. A partir do ponto de partida, com um sistema limpo, as boas práticas de inventário e a utilização de dispositivos de dados móveis permitirão aos operadores acompanhar os movimentos no ponto de utilização e, por conseguinte, aumentar a precisão do inventário no ponto de partida.
Quando o Encerramento é Impossível
Em certos tipos de fabrico, pode haver situações em que é impossível ter um período de paragem total. Por exemplo, o fabrico que envolve reacções químicas que ocorrem em grande escala ou sementes que estão a crescer.
O negócio pode ter de continuar com uma forma de fabrico, mas fora do sistema, mantendo-o no nível mais baixo possível com responsabilidades claras de pessoal identificadas, de modo a que a tarefa não distraia os outros produtos de corte e as necessidades do negócio.
As opções incluem a pré-picagem e a localização de todo o inventário de fabrico necessário na área relevante para evitar quaisquer movimentos adicionais, emitir o stock fora, e prever a quantidade produzida de modo a que as finanças se equilibrem. Após a produção, ajustar quaisquer diferenças nas quantidades.
O Plano de Corte Tudo Importante
O Plano de Corte descreve todas as tarefas que devem ser executadas antes do novo sistema entrar em funcionamento; deve ser dividido em diferentes áreas de negócio, abrangendo todas as actividades relacionadas com o planeamento, preparação e execução. Fornece informações sobre a forma de acelerar as operações e desligar os sistemas existentes, bloqueá-lo tecnicamente e preparar o novo sistema para as operações de arranque e libertação para a fase de arranque. Tipicamente, cobrirá:
Integridade da Migração de Dados
A precisão e qualidade de quaisquer dados transferidos é primordial. A limpeza, congelamento e verificação dos dados ao longo de todo o ciclo de vida do projecto é fundamental.
Infra-estruturas
Isto inclui não só o ambiente de produção, mas também infra-estruturas periféricas tais como impressoras, dispositivos móveis, soluções de etiquetagem, sistemas de pesagem e distribuição e sistemas de qualidade, bem como interfaces para parceiros tais como vendedores ou instalações de armazém.
Concepção do sistema
Isto envolve a implementação de dados transaccionais, tais como a re-compra, venda ou ordens de produção.
Organização Empresarial e Formação
O envolvimento do utilizador final é fundamental, embora exista inevitavelmente um elemento de aprendizagem no trabalho, o pessoal deve ser capaz de ajudar nas tarefas de corte na prontidão para o primeiro dia da rampa. A formação sobre o sistema e para os novos processos e formas de trabalho, permite que os utilizadores finais compreendam e se apropriem do sistema; precisa de ser feita na altura certa - não demasiado cedo para que tudo seja esquecido e não tão tarde que tenha impacto nas tarefas de corte.
Segurança
O plano precisa de assegurar que o pessoal tenha papéis claramente definidos e o acesso de segurança relevante ao seu trabalho.
Subindo e Entrando em Directo
Há um desejo inevitável de avançar o mais depressa possível, mas avançar demasiado depressa pode levar a grandes problemas. Manter os primeiros dias simples é a melhor abordagem; estoque pronto para produção no local e começar com um processo simples e repetitivo é uma boa maneira de começar. Uma vez estabelecido isso sem quaisquer problemas, pode começar a sobrepor-se a requisitos mais complexos; encomendas maiores que exijam dispensas complexas são mais bem programadas para o terceiro dia do que para o primeiro dia.
Se os produtos necessários não estiverem no local com antecedência, programe a produção relevante para duas ou três semanas. Dê mais tempo para cada processo nas semanas iniciais para permitir que os empregados se habituem a novas formas ou a trabalhar, a complexidades do sistema e à realização final do que disseram querer fazer e do que isso significa quando a operação está a decorrer.
Há também o elemento humano - vai tornar-se evidente durante esta fase que já não é apropriado que alguém desempenhe um papel particular da mesma forma, o sistema e as novas formas de trabalho podem mudar isso.
O que não pode mudar, contudo, é a comunicação física entre indivíduos e equipas e as falhas de comunicação podem tornar-se evidentes durante a rampa; as transferências no início e no fim dos turnos, a sinalização de questões de fornecedores, aqueles elementos subtis que não podem ser armazenados no sistema.
Estas sessões também podem ser usadas para comunicar mudanças nas formas de trabalho, o que está a correr bem, o que precisa de atenção. Devem não só concentrar-se no negativo, mas também no positivo e nos benefícios. As equipas podem desmoralizar-se muito rapidamente se apenas forem encorajadas a comunicar as questões.
No cenário em que as equipas não podem estar no local, é necessário utilizar salas de reunião virtuais, câmaras de vídeo, fotografias e câmaras de filmar - as pessoas precisam frequentemente de ver o problema, pelo que trazê-los para o ambiente praticamente lhes permitirá filmar com mais eficácia e dar apoio aos utilizadores finais
Desenvolver um plano de rampa e identificar as áreas e processos que necessitam de rampa em primeiro lugar é fundamental para a implantação do novo sistema.
Os potenciais pontos de estrangulamento precisam de ser vigiados, por exemplo, os armazéns normalmente não recebem uma rampa lenta, precisam de receber produto, fornecer linhas de produção e enviar produtos, bem como fazer movimentos de material, tudo ao mesmo tempo. As inspecções de controlo de qualidade também levam tempo, pelo que as necessidades de material inspeccionado têm de estar no local e libertadas prontas para o fornecimento de produção.
Se não se tiver um produto no local com antecedência, não se deve confiar nele e a produção deve ser empurrada para a segunda ou terceira semana da rampa para garantir que o plano de rampa não seja impactado.
Todas as saídas tais como ordens de compra, listas de embalagem, facturas e etiquetas precisam de ser verificadas para assegurar a conformidade e que cumprem as exigências do mercado e do cliente - erros aqui poderiam causar atrasos nas exportações e na entrega do produto ao cliente.
Embora o sistema tenha sido desenvolvido e testado em todos os ambientes, a incorporação final na produção e os dados que são carregados terão sempre diferenças ou mesmo comportamentos no ambiente vivo do que na paisagem QAS, pelo que a gestão da rampa é crítica.
É frequentemente na segunda ou terceira semana, quando estão a ser executados cenários de volume e de negócios mais complexos, que irão destacar problemas de sistema ou de processo de negócios. Uma avaliação clara da questão e a concessão de tempo para a analisar correctamente são as chaves do sucesso. Com o planeamento correcto no local, não há razão para que o corte não seja bem sucedido.
Um mau planeamento terá um impacto directo na produção e, em última análise, no cliente - se não se acerta, é uma confusão. Apoie as áreas onde as questões estão e não perca de vista que o sucesso do corte do negócio não se encontra em nenhuma área isolada.
Os pontos fortes da Helixr
A nossa equipa na Helixr tem gerido com sucesso múltiplos cortes de clientes complexos através dos nossos serviços primários:
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