Operações de Armazém Eficientes na Indústria das Ciências da Vida

Já muito foi investido pelas empresas de ciências da vida quando um novo medicamento ou produto entra em produção e sai para o mercado. Terão sido necessários muitos anos de financiamento, desenvolvimento, ensaios e avaliação para chegar ao ponto em que a versão mais pura e segura desse produto esteja pronta para ser utilizada pelos pacientes. Como tal, os processos seguidos nas operações de armazém para fabricar e fornecer o produto acabado, são absolutamente fundamentais para o seu lançamento e distribuição bem sucedidos.

É essencial que as operações de armazém sigam as regras do GxP, uma colecção de directrizes e regulamentos de qualidade criados para assegurar que os produtos bio/farmacêuticos são seguros, cumprem a sua utilização prevista e aderem aos processos de qualidade durante o fabrico, controlo, armazenamento e distribuição. Neste caso, o "x" refere-se às Boas Práticas de Armazenamento ou GWP.

Dependendo da escala do negócio, ou SAP WM (Gestão de Armazém) ou EWM (Gestão Alargada de Armazém) ajudarão o negócio a aderir aos requisitos de GWP de qualidade e regulamentares relevantes.

Operações Típicas de Armazém Envolvem:

• Recepção de existências de fornecedores externos e colocação de existências geridas no armazém
• Colheita e preparação de materiais para utilização na produção
• Recepção de materiais excedentários devolvidos pela produção e sua colocação em prateleiras para futuras necessidades de produção
• Receber os materiais intermediários fabricados a granel e os produtos acabados e colocá-los em prateleiras
• Recolha, embalagem e carregamento do stock em camiões ou contentores, de acordo com as ordens de venda e distribuição
• Gestão de prateleiras e caixas de armazenagem
• Ajustes de contagem de inventário físico e reconciliação de stocks
• Eliminação e eliminação do stock danificado e expirado do inventário

O ponto de partida

A GWP começa com a entrega e recepção de IFAs (Ingredientes Farmacêuticos Activos), outras matérias-primas ou componentes de embalagem como garrafas, tampas, caixas de cartão, bombas, bolhas, frascos, selos; também tratará de outros itens não produtivos como reagentes de laboratório.

Os vendedores externos que fornecem os materiais utilizados na produção devem ser aprovados pelas autoridades competentes e o stock deve ser fornecido com os números de lote correctos. Quando o stock chega ao local de fabrico, o armazém efectua uma inspecção visual minuciosa, verificando-o em relação aos documentos de entrega antes de o aceitar no armazém.

Todo o stock precisa de ser segregado por números de lote e embalado em unidades de armazenamento ou UCs (Unidades de Manuseamento) únicas etiquetadas com um número de identificação único.

A Importância da Rotulagem

Uma UC é uma unidade física constituída por materiais de embalagem e os bens nela contidos ou contidos. Cada UC precisa de ser rotulada contendo informação como número de SKU, número de lote, quantidade se necessário e, o mais importante, o SSCC (Serial Shipping Container Code).

O número SSCC é a Chave de Identificação GS1 utilizada para identificar uma unidade logística. Este identificador único é composto por um Dígito de Extensão, um Prefixo de Empresa GS1, uma Referência de Série, e um Dígito de Verificação. O número SSCC forma o ID único de cada UC, seguindo as normas GS1 EAN 128. O número SSCC na etiqueta ajudará a assegurar que todas as operações de armazém, tais como a recepção, armazenamento, recolha e preparação de materiais, adiram ao GWP.

Ter estes números SSCC codificados nas etiquetas permite ao pessoal digitalizar as UCs utilizando scanners móveis de RF (radiofrequência) que podem realizar as tarefas em tempo real, ou com leitores de códigos de barras baseados em Bluetooth. A digitalização de um código de barras elimina as hipóteses de erros de introdução manual de dados e assegura precisão e eficiência em todas as fases da operação do armazém.

Embalagem e Rastreabilidade Eficiente

A forma como o stock é embalado nas UCs é vital para assegurar que o resto das operações do armazém decorrem sem problemas, reduzindo a hipótese de erros. Devido à natureza da indústria das ciências da vida, o lote ou lotes de stock terão parâmetros rigorosos em torno de coisas como potência e data de validade, pelo que é importante que um lote ou lotes diferentes não sejam misturados numa UC em nenhuma fase da embalagem.

No entanto, pode haver casos em que é essencial que vários lotes sejam armazenados juntos; se os materiais vierem em caixas, tambores ou sacos múltiplos e tiverem quantidades semelhantes ou iguais, as caixas, tambores ou sacos individuais podem ser embalados como UCs individuais identificadas com o seu próprio SSCC único, depois agrupados e embalados noutra UC de nível superior num formato aninhado.

Na indústria das ciências da vida, os APIs serão normalmente embalados em múltiplos tambores ou sacos numa palete e muitas vezes serão retiradas amostras únicas de cada uma das embalagens individuais para testes de qualidade. Nestas situações, a embalagem aninhada assegurará a identificação precisa das fontes de amostras.

Armazenamento e colocação de stock

A concepção e construção eficazes do armazenamento dentro de um armazém podem ter um impacto directo na eficiência e precisão da forma como um armazém funciona. A estrutura física do armazém pode ser formada por estantes altas com caixas para armazenagem padrão de uma só palete, armazenagem a granel em corredores ou empurrar para várias paletes ou mesmo armazenagem em piso aberto.

Os espaços de armazenamento podem ser agrupados em zonas diferentes e em função do número de paletes de um lote, dos volumes necessários para a produção e dos tipos de materiais que contêm, podem ser aplicadas diferentes estratégias de armazenamento e pode ser atribuída uma área adequada para cada material em qualquer grupo.

Isto ajudará a automatizar a determinação dos destinos de armazenamento e o armazém será utilizado eficientemente, eliminando paletes redundantes e movimentos desnecessários de stock.

Estruturar e nomear os espaços de armazenamento em corredores, níveis e locais adequados desempenha um papel importante na gestão eficiente e estratégica do armazém durante as colocações em stock. Ter o nome do local de armazenamento num formato de código de barras e permitir uma verificação digitalizada eliminará a colocação incorrecta de paletes e permitirá uma tomada de estoque precisa.

Picking Stock - O tempo é da Essência

É importante que os materiais sejam fornecidos de acordo com os requisitos de produção de forma atempada, nem demasiado cedo, uma vez que pode não haver espaço disponível na área de produção, nem demasiado tarde para evitar faltas no processo de produção.

Da mesma forma, o momento da recolha para envios é impulsionado por múltiplos factores, tais como a chegada de contentores ou camiões, requisitos adicionais de embalagem ou a necessidade de embalagem térmica; como tal, a recolha do stock para envios tem de ser feita com precisão, eficiência e pontualidade, evitando erros manuais.

A consolidação da recolha de produtos de várias ordens de venda ou pedidos de produção permite uma maior eficiência dentro de um armazém; o operador pode agrupar as ordens de cada zona ou área, tornando o processo mais rápido. Utilizando scanners RF ou Bluetooth portáteis, os operadores podem verificar o código de barras SSCC das UCs para eliminar erros de separação de pedidos.

A incorporação dos nomes dos locais de recolha nas prateleiras ajudará a ordenar os pedidos de recolha, começando de uma extremidade das prateleiras para a outra, de modo a que os operadores não precisem de viajar para cima e para baixo ou à volta dos corredores entre as prateleiras.

Uma quantidade óptima de materiais que são mais frequentemente utilizados na produção pode ser armazenada em corredores mais próximos da entrada da área de produção e os produtos acabados podem ser armazenados mais perto da área de expedição e preparação da expedição. A estratégia de recolha pode então ser definida de modo a procurar estas áreas, reduzindo drasticamente a oferta à produção ou a duração da expedição.

Um processo automatizado pode ser configurado para reabastecer as estantes de picking de produção com um tamanho de lote definido sempre que os níveis de stock atinjam abaixo de um determinado ponto. Na maioria dos casos, os materiais serão colhidos quer para produção quer para expedição em paletes completas, mas alguns terão de ser colhidos em quantidades parciais; a segregação do armazenamento para paletes completas e para quantidades parciais melhorará a eficiência global das operações de colheita.

Qualquer stock remanescente após a conclusão da produção pode ser retido na área de produção para evitar o movimento para trás e para a frente para o armazém. No entanto, se houver restrições de espaço na produção e houver uma quantidade razoável de material em excesso, é sempre melhor devolver o stock ao armazém e solicitá-lo de volta quando necessário, em vez de o desmantelar ou eliminar.

O armazém deve tentar adicionar o stock devolvido ao topo do stock homogéneo existente nas estantes sempre que possível; em alternativa, armazená-los separadamente e marcá-los como stock prioritário na colheita para os próximos requisitos de produção. A estratégia de recolha deve ser definida de modo a dar prioridade ao primeiro stock que expira, quantidades menores, uma vez que isto eliminará o stock que acaba em múltiplas quantidades menores e é ignorado, ficando expirado ou acabando por ser eliminado.

O Inventário Tudo-Importante

Manter o stock do armazém alinhado com qualquer sistema ERP é um dos aspectos mais importantes para alcançar os mais altos níveis de eficiência, precisão e competência, tanto para a produção como para a distribuição.

Isto implica a realização frequente e regular de stocks tanto no armazém como dentro das áreas de produção. As áreas de produção devem ser verificadas regularmente, e a limpeza da linha deve ser gerida com rigor, para evitar qualquer impacto no inventário ou no fabrico. Quaisquer áreas de diferenças de inventário frequentes, que possam ocorrer particularmente em áreas como dispensários, áreas de recepção & amostragem e áreas de expedição, devem ser investigadas, analisadas e compreendidas para assegurar que os processos são postos em prática para as eliminar.

A contagem do inventário num armazém pode ser feita como uma actividade contínua, acontecendo ao longo do ano, começando de um fim do armazém para o outro e repetindo-se regularmente. Um número específico de corredores, níveis e locais pode ser seleccionado para cada inventário e continuado com o próximo conjunto e assim por diante.

Quando o stock físico num armazém é uma correspondência exacta com os stocks do sistema, serão eliminadas as hipóteses de desajustamento de quantidades, atrasos e erros durante a recolha para produção ou expedição. O método de inventário contínuo é mais desejável do que uma contagem de parede a parede porque não requer todos os movimentos para parar, mantendo assim a operação a funcionar.