Operaciones eficientes de almacenamiento en la industria de las ciencias de la vida

Las empresas de ciencias de la vida ya han invertido mucho cuando un nuevo medicamento o producto entra en producción y sale al mercado. Habrán sido necesarios muchos años de financiación, desarrollo, ensayos y evaluación para llegar al punto en que la versión más pura y segura de ese producto esté lista para su uso por los pacientes. Por ello, los procesos seguidos en las operaciones de almacén para fabricar y suministrar el producto terminado, son absolutamente claves para el éxito de su puesta en marcha y distribución.

Es esencial que las operaciones de almacén sigan las normas GxP, un conjunto de directrices y reglamentos de calidad creados para garantizar que los productos bio/farmacéuticos sean seguros, cumplan con su uso previsto y se adhieran a los procesos de calidad durante la fabricación, el control, el almacenamiento y la distribución. En este caso, la "x" se refiere a las Buenas Prácticas de Almacenamiento o GxP.

Dependiendo de la escala de la empresa, SAP WM (Gestión de Almacenes) o EWM (Gestión de Almacenes Ampliada) ayudarán a la empresa a cumplir con los requisitos de calidad y reglamentarios de GWP.

Las operaciones típicas de almacén implican:

• Recepción de las existencias de los proveedores externos y gestión de la entrada en el almacén
• Recogida y puesta en escena de materiales para su uso en producción
• Recepción de los materiales sobrantes devueltos por la producción y su colocación en estanterías para futuras necesidades de producción
• Recibir los materiales intermedios a granel fabricados y los productos acabados y colocarlos en estanterías
• Recoger, embalar y cargar las existencias en camiones o contenedores según los pedidos de venta y distribución
• Gestión de estanterías y contenedores
• Ajustes de recuento de inventario físico y conciliación de existencias
• Dar de baja y desechar las existencias dañadas y caducadas del inventario

El punto de partida

La GWP comienza con la entrega y la recepción de los API (principios activos farmacéuticos), otras materias primas o componentes de embalaje como frascos, tapones, cajas de cartón, bombas, blísteres, viales, sellos; también se ocupará de otros artículos no relacionados con la producción como los reactivos de laboratorio.

Los proveedores externos que suministran los materiales utilizados en la producción deben ser aprobados por las autoridades competentes y las existencias deben suministrarse con los números de lote correctos. Cuando las existencias llegan al lugar de fabricación, el almacén lleva a cabo una minuciosa inspección visual, verificándolas con los documentos de entrega antes de aceptarlas en el almacén.

Todas las existencias deben estar separadas según los números de lote y embaladas en unidades de almacenamiento o unidades de manipulación únicas, etiquetadas con un número de identificación único.

La importancia del etiquetado

Una unidad de manipulación es una unidad física formada por los materiales de embalaje y las mercancías que contiene. Cada unidad de manipulación debe estar etiquetada con información como el número SKU, el número de lote, la cantidad, si es necesario, y lo más importante, el SSCC (Serial Shipping Container Code).

El número SSCC es la clave de identificación GS1 utilizada para identificar una unidad logística. Este identificador único se compone de un dígito de extensión, un prefijo de empresa GS1, una referencia de serie y un dígito de control. El número SSCC constituye el identificador único de cada unidad de manipulación, siguiendo las normas GS1 EAN 128. El número SSCC de la etiqueta ayudará a garantizar que todas las operaciones de almacén, como la recepción, el almacenamiento, la preparación de pedidos y la puesta en escena de los materiales, se ajusten a las normas GS1.

Tener estos números SSCC con código de barras en las etiquetas permite al personal escanear las unidades de manipulación utilizando escáneres móviles de RF (radiofrecuencia) que pueden realizar las tareas en tiempo real, o con lectores de códigos de barras basados en Bluetooth. El escaneo de un código de barras elimina las posibilidades de que se produzcan errores en la introducción manual de datos y garantiza la precisión y la eficacia en todas las fases de la operación del almacén.

Embalaje eficiente y trazabilidad

La forma en que se empaquetan las existencias en las unidades de manipulación es vital para garantizar que el resto de las operaciones del almacén se desarrollen sin problemas, reduciendo la posibilidad de errores. Debido a la naturaleza del sector de las ciencias de la vida, el lote o los lotes de existencias tendrán parámetros estrictos en torno a aspectos como la potencia y la fecha de caducidad, por lo que es importante que no se mezclen uno o varios lotes diferentes en una UH en ninguna fase del embalaje.

Sin embargo, puede haber casos en los que sea esencial almacenar varios lotes juntos; si los materiales vienen en varias cajas, bidones o bolsas y tienen cantidades similares o iguales, las cajas, bidones o bolsas individuales pueden embalarse como unidades de manipulación individuales identificadas con su propio SSCC único, y luego agruparse y embalarse en otra unidad de manipulación superior en un formato anidado.

En la industria de las ciencias de la vida, los APIs suelen estar empaquetados en múltiples bidones o bolsas en un palé y, a menudo, se extraen muestras únicas de cada paquete individual para realizar pruebas de calidad. En estas situaciones, el embalaje anidado garantizará la identificación precisa de las fuentes de las muestras.

Almacenamiento y colocación de existencias

El diseño y la construcción eficaces del almacenamiento dentro de un almacén pueden influir directamente en la eficiencia y la precisión del funcionamiento de un almacén. La estructura física del almacenamiento puede estar formada por estanterías altas con cubos para el almacenamiento estándar de un solo palé, el almacenamiento a granel en pasillos o el almacenamiento push-back para varios palés o incluso el almacenamiento abierto en el suelo.

Los espacios de almacenamiento pueden agruparse en diferentes zonas y, en función del número de palés de un lote, de los volúmenes necesarios para la producción y de los tipos de materiales que contienen, pueden aplicarse diferentes estrategias de almacenamiento y asignarse una zona adecuada para cada material de cualquier grupo.

Esto ayudará a automatizar la determinación de los destinos de almacenamiento y el almacén se utilizará de forma eficiente, eliminando los palés redundantes y los movimientos innecesarios de existencias.

La estructuración y la denominación de los espacios de almacenamiento en pasillos, niveles y ubicaciones adecuadas desempeñan un papel importante en la gestión eficaz y estratégica del almacén durante la colocación de las existencias. Tener el nombre del almacén en un formato de código de barras y permitir la verificación por escáner eliminará la colocación errónea de los palés y permitirá realizar un inventario preciso.

Selección de acciones: el tiempo es esencial

Es importante que los materiales se suministren de acuerdo con las necesidades de producción en el momento oportuno, ni demasiado pronto, ya que podría no haber espacio disponible en la zona de producción, ni tarde para evitar la escasez en el proceso de producción.

Del mismo modo, el momento de la preparación de los envíos depende de múltiples factores, como la llegada de los contenedores o los camiones, los requisitos de embalaje adicionales o la necesidad de embalaje térmico; por ello, la preparación de las existencias para los envíos debe realizarse de forma precisa, eficaz y puntual, evitando los errores manuales.

La consolidación del picking de productos de múltiples pedidos de venta o de producción permite una mayor eficiencia dentro de un almacén; el operario puede agrupar los pedidos de cada zona o área, agilizando el proceso. Utilizando escáneres portátiles de RF o Bluetooth, los operarios pueden verificar el código de barras SSCC de las unidades de manipulación para eliminar los errores de picking.

La incorporación de los nombres de las ubicaciones de los contenedores en las estanterías ayudará a clasificar y ordenar las solicitudes de picking, empezando por un extremo de las estanterías hasta el otro, de modo que los operarios no tengan que subir y bajar o recorrer los pasillos entre picks.

Una cantidad óptima de materiales que se utilizan con mayor frecuencia en la producción puede almacenarse en pasillos más cercanos a la entrada de la zona de producción y los productos acabados pueden almacenarse más cerca de la zona de preparación de envíos y expediciones. La estrategia de picking puede entonces establecerse para buscar estas zonas, reduciendo drásticamente la duración del suministro a la producción o el envío.

Se puede configurar un proceso automatizado para reponer las estanterías de almacenamiento de picking de producción con un tamaño de lote definido siempre que los niveles de stock lleguen a un punto determinado. En la mayoría de los casos, los materiales se recogerán para la producción o la expedición en palets completos, pero algunos tendrán que recogerse en cantidades parciales; tener un almacenamiento segregado para las recogidas de palets completos y las recogidas de cantidades parciales mejorará la eficiencia general de las operaciones de picking.

Cualquier excedente de existencias que quede tras la finalización de la producción puede conservarse en la zona de producción para evitar el movimiento de ida y vuelta al almacén. Sin embargo, si hay limitaciones de espacio en la producción y hay una cantidad razonable de material sobrante, siempre es mejor devolver las existencias al almacén y solicitarlas de nuevo cuando se necesiten, en lugar de desecharlas o darlas por perdidas.

El almacén debe intentar añadir el stock devuelto a la parte superior del stock homogéneo existente en las estanterías siempre que sea posible; alternativamente, almacenarlo por separado y marcarlo como stock prioritario al hacer el picking para las siguientes necesidades de producción. La estrategia de picking debe establecerse para dar prioridad a las primeras cantidades pequeñas que caduquen, ya que esto evitará que las existencias acaben en múltiples cantidades más pequeñas y sean ignoradas, caduquen o, en última instancia, sean desechadas.

El importante inventario

Mantener el stock de los almacenes en línea con cualquier sistema ERP es uno de los aspectos más importantes para lograr los más altos niveles de eficiencia, precisión y competencia, tanto para la producción como para la distribución.

Esto implica la realización de un inventario frecuente y regular tanto en el almacén como en las áreas de producción. Las áreas de producción deben ser revisadas regularmente, y la liquidación de la línea debe ser gestionada estrictamente, para evitar cualquier impacto en el inventario o en la fabricación. Cualquier área en la que se produzcan frecuentes diferencias de inventario, que pueden darse sobre todo en áreas como los dispensarios, las áreas de recepción y muestreo y las áreas de envío, debe ser investigada, analizada y comprendida para garantizar que se pongan en marcha procesos que las eliminen.

El recuento de inventarios en un almacén puede realizarse como una actividad continua, que se desarrolla a lo largo de todo el año, empezando por un extremo del almacén hasta el otro y repitiéndose regularmente. Se puede seleccionar un número determinado de pasillos, niveles y ubicaciones para cada inventario y continuar con el siguiente conjunto y así sucesivamente.

Cuando las existencias físicas de un almacén coinciden exactamente con las del sistema, se eliminan las posibilidades de desajuste de las cantidades, los retrasos y los errores durante la preparación de pedidos para la producción o el envío. El método de inventario continuo es más aconsejable que el recuento de pared a pared porque no requiere que se detengan todos los movimientos, lo que permite mantener la operación en marcha.