Qual foi o impacto da COVID-19 na entrega de ERP?
Como o globo ainda está a combater a pandemia do coronavírus, esta visão centra-se na forma como as actuais implementações do ERP foram impactadas e como isto poderia enquadrar as "novas formas normais" de trabalho pós-pandémico.
Desde Março de 2020, temos assistido a mudanças monumentais na forma como os projectos ERP em voo são geridos. Infelizmente, alguns deles foram cancelados ou atrasados, enquanto os que não foram iniciados foram arquivados indefinidamente. Isto é principalmente uma consequência de empresas que mudam os seus modelos de negócio para explorar novos canais ou cederem a descontinuidade. No entanto, algumas empresas têm lutado para implementar uma metodologia de implementação principalmente tradicional, com pouco ou nenhum contacto humano.
"A maioria dos seres humanos tem uma capacidade infinita de tomar as coisas como certas".
Aldous Huxley
Novas maneiras de trabalhar
Uma vez que a pandemia se instalou, as empresas tiveram de adoptar rapidamente as 'Novas Formas Normais' de trabalhar para manter algum nível de continuidade de negócios. Esta nova normal levou a mudanças fundamentais na forma como a nossa força de trabalho funciona e interage:
- Os trabalhadores tornaram-se principalmente domiciliários ou em locais de trabalho conjunto com quase 40% dos trabalhadores britânicos a trabalhar remotamente no pico da primeira vaga em Junho de 2020
- Os padrões de trabalho mudaram significativamente, com o trabalho flexível a ser favorecido em relação ao horário normal de trabalho, prolongando o típico dia de trabalho
- Foram adoptadas formas de trabalho mais ágeis; as reuniões presenciais são agora virtuais e os e-mails foram de certa forma substituídos por mensagens instantâneas
- As viagens de negócios têm sido, na sua essência, praticamente eliminadas
Estas mudanças trouxeram novos desafios em si mesmas:
- A falta de interacção face a face criou uma barreira à comunicação, que foi parcialmente aliviada pela utilização de tecnologias de colaboração e eventos de equipas remotas
- Ser convidado (virtualmente) para as casas das pessoas levou a um aumento da intimidade em comparação com os ambientes de trabalho tradicionais, esbatendo as linhas entre o trabalho e a casa e aumentando a dificuldade de alcançar um equilíbrio entre a vida profissional e familiar
- A resiliência tem sofrido, não só através das gravitas mentais da pandemia, mas também devido às expectativas "sempre presentes" de equilibrar tanto a vida doméstica como a vida profissional no mesmo espaço físico
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Impactos na entrega do ERP
Onde alguns aspectos do trabalho voltarão ao normal ao longo do tempo, não se espera que voltemos à configuração pré-pandémica, esculpindo um novo normal para a vida pós-pandémica:
PATENTES DE TRABALHO
Os padrões de trabalho estão fundamentalmente a mudar devido a:
- Trabalho domiciliário - tem sido relatado que as empresas esperam que o trabalho à distância continue para 30-40% dos trabalhadores (dependendo do sector)
- Uma mudança crescente dos escritórios da empresa para escritórios de co-trabalho e de gestão
As empresas estão a concentrar mais investimento em tecnologias de colaboração para apoiar os seus empregados e em segurança reforçada para combater as ameaças de cibersegurança que se têm tornado cada vez mais prevalecentes ao longo da pandemia. Precisarão de implementar mecanismos de apoio aos empregados para identificar e ajudar proactivamente os empregados com questões de resiliência.
Espera-se que as organizações continuem a redesenhar as suas estruturas empresariais para reflectir as novas formas de trabalho e reduzir significativamente a sua camada intermédia de gestão.
Com esta mudança para o trabalho à distância, os empregadores têm acesso a uma mão-de-obra mais ampla do que nunca, menos restrita pela geografia e mobilidade laboral. As fronteiras dos países estão a suavizar, facilitando mais offshoring, onshoring, e colaboração global.
VIAGENS DE NEGÓCIOS
Durante a última década, as viagens de negócios aumentaram significativamente, principalmente devido aos avanços nos transportes. Em projectos ERP globais, isto tem permitido visitas frequentes a locais remotos ao longo do ciclo de vida do projecto.
A pandemia do coronavírus eliminou todas as viagens de negócios e as indicações de mercado, excepto as essenciais, mostram que isto não voltará aos níveis pré-pandémicos no futuro. Isto não se deve apenas à percepção de que muitos projectos continuaram como planeado apenas através da colaboração online, mas também à necessidade de encontrar economias de custos para contrariar as perdas suportadas pela pandemia.
A própria tecnologia colaborativa levantou a questão "que benefício estou de facto a obter por estar no local"?
MUDANÇAS DE TECNOLOGIA
Mais empresas estão a olhar para um "Admirável Mundo Novo", uma vez que a pandemia tem ilustrado como a sociedade humana não é infalível. Nos próximos anos, haverá um maior enfoque na robótica, aprendizagem de máquinas, e inteligência artificial - uma vez que os robôs não adoecem!
O comportamento de compra também mudou radicalmente de uma experiência presencial para uma experiência digital, o que impulsionará ainda mais a inovação nas plataformas de compra, quer seja B2B, B2C, ou B2E.
TORRES FUNCIONAIS
Os ambientes corporativos normalmente organizam as suas plantas baixas em departamentos funcionais - tradicionalmente acredita-se que aumentam a eficiência interna mas conduzem a desafios hierárquicos e silo-mentalidade. A quebra das divisões físicas deveria melhorar a colaboração inter-funcional. Isto, por sua vez, pode levar a que departamentos menos poderosos sejam facilitadores de decisões e mudanças, em vez de adoptantes.
SUSTENTABILIDADE DA CADEIA DE ABASTECIMENTO
Uma das principais lições da pandemia é a importância de ter uma cadeia de abastecimento robusta e sustentável. Ao longo dos últimos anos, muitas empresas aceitaram riscos mais elevados na procura de poupanças de custos e testemunharam agora o impacto prejudicial de não assegurarem que a sua cadeia de abastecimento seja suficientemente robusta para resistir a uma crise global. Isto irá dar mais ênfase à concepção e entrega do ERP.
Entrega ERP
Ignorando as nuances particulares nas metodologias de projecto, os projectos passam tipicamente por fases padrão para as quais as práticas de trabalho tradicionais precisam de ser alteradas após a renovação:
Tradicionalmente, isto exigiria numerosas interacções face a face com os principais interessados para bloquear o âmbito e criar um plano exequível. Com ferramentas de colaboração como as equipas de EM, isto pode ser conseguido em linha com o apoio de todas as equipas envolvidas.
Os projectos de entrega de sistemas ERP são tipicamente baseados na gestão de projectos de cascata. A adopção de uma abordagem ágil à gestão de projectos permitirá uma identificação e reacção mais rápidas às mudanças. O veredicto sobre a eficácia da gestão ágil de projectos para entrega de sistemas ERP está ainda por determinar, pelo que uma abordagem combinada pode oferecer a solução mais apropriada.
A própria natureza dos projectos virtuais exige que a governação de projectos e a elaboração de relatórios seja cada vez mais eficaz para assegurar o controlo sobre os fluxos de trabalho, os custos e os resultados.
A concepção eficaz depende da interacção com utilizadores e partes interessadas para reconfirmar os processos empresariais e as soluções mais adequadas. Isto não deve ter um impacto significativo, uma vez que a comunicação pode ser feita eficazmente em linha através de ferramentas de colaboração.
Os instrumentos de colaboração têm sido geralmente utilizados para facilitar esta actividade no processo tradicional de gestão de projectos, pelo que se espera que o impacto nesta fase seja baixo.
Contudo, é essencial que sejam mantidos planos adequados e interactivos para monitorizar o progresso, uma vez que o principal desafio ao longo da pandemia tem sido facilitar mudanças que requerem a colaboração entre clientes, vendedores, instituições financeiras, e outros terceiros.
Os testes funcionais de um sistema ERP devem ter um impacto mínimo, mas podem surgir desafios durante os testes com utilizadores, onde são necessários esforços de formação e adopção.
A monitorização de testes e a elaboração de relatórios podem ser adequadamente geridos através da utilização de quadros electrónicos interactivos (ou seja, MS Project Planner) que podem facilitar os fluxos de trabalho, capturar comentários, e automatizar a elaboração de relatórios. Isto é vital para destacar a disponibilidade de recursos.
Esta fase requer tipicamente um elevado nível de interacção presencial para gerir eficazmente a rampa para baixo, a execução, e a rampa para cima das operações comerciais. Por conseguinte, a gestão abrangente do corte é fundamental para o sucesso.
Canais de comunicação claros entre a gestão, fornecedores de logística, fornecedores e clientes são essenciais para garantir que processos como a constituição de stocks e períodos de blackout sejam devidamente geridos.
Pontos fortes da Helixrs
A nossa equipa adaptou com sucesso a nossa abordagem à entrega de projectos ERP globais através da pandemia de coronavírus. Com esta experiência, aperfeiçoámos a nossa abordagem para assegurar que os projectos sejam entregues dentro do orçamento, dentro do prazo e das expectativas de qualidade. Estamos prontos para os desafios distintos que se colocarão após a vacinação:
- Transparência e versatilidade
- Adoptar uma abordagem ágil e adaptativa
- Alavancando os nossos modelos e "helixradores".
- Maior enfoque na mudança e adopção de empresas
Os nossos peritos
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