SPED es un término muy popular en todas las empresas de Brasil, sin importar el tamaño o la ubicación. SPED significa "Sistema Público de Escrituração Digital", es decir, "Sistema Público de Contabilidad Digital".
En 2007, las autoridades fiscales de las administraciones federal y estatal tomaron la iniciativa de crear un sistema digital ultramoderno. El objetivo principal de este sistema es sustituir las copias en papel de las facturas y los registros fiscales.
Desde entonces, el sistema SPED ha evolucionado considerablemente para adaptarse a la nueva legislación fiscal y abarcar todo tipo de empresas y sectores industriales.
El SPED se ha convertido en el nuevo sistema de cumplimiento fiscal en Brasil, y todas las empresas deben presentar sus declaraciones electrónicamente a intervalos regulares. El proceso de cumplimiento comienza con el envío de cada factura electrónica al sistema SPED. El proceso de comunicación entre los contribuyentes y las autoridades fiscales es obligatorio. Incluye la obtención de la autorización para la emisión de la factura y el acuse de recibo por parte del destinatario de la misma.
En Brasil, hay cinco tipos diferentes de facturas electrónicas que son la base del proceso de cumplimiento:
NFe: Nota Fiscal Electrónica para los movimientos de mercancías
NFSe: Nota Fiscal de Servicios
CT-e: Facturas de transporte
NFC-e: Coupam nota fiscal para transacciones entre B2C
MDF-e: Manifiesto fiscal electrónico
Las autoridades fiscales disponen de estos eventos de transacciones comerciales entre todos los contribuyentes, lo que les permite controlar la evasión fiscal y otras actividades delictivas.
Junto con las facturas, todos los contribuyentes deben presentar declaraciones de impuestos, que constan de doce módulos y siete requisitos de información auxiliares diferentes.
Las siete obligaciones accesorias son:
⦁ eSocial: un programa para agilizar los RRHH y las nóminas con el fin de presentar toda la información de los empleados mensualmente
⦁ ECD: los documentos contables digitales que se entregan una vez al año antes del 31 de mayo
⦁ ECF: es la declaración de la renta digital,creada en 2014, que se entrega una vez al año antes del 31 de julio
⦁ EFD: Contrubuicoes: se trata de una obligación mensual de reporte de documentos fiscales digitales a las autoridades fiscales federales (PIS y Cofins)
⦁ EFD-ICMS/IPI: se trata de una obligación mensual de reporte de documentos fiscales digitales a las autoridades fiscales estatales (CISM e IPI)
⦁ EFD-ReInf: contabilidad digital y comunicación mensual de retenciones e información sobre las cotizaciones a la Seguridad Social
⦁ e-Financeira: es una obligación de cumplimiento para los bancos
1300
750
Complejidad y tecnología
La complejidad del proceso de cumplimiento varía en función del tipo de industria y del número de ubicaciones operativas y tipos de operaciones de cada empresa.
Por ejemplo, en el sector de la industria farmacéutica, si la empresa tiene tanto una instalación de fabricación como operaciones comerciales, el número de declaraciones y la cantidad de datos que hay que comunicar digitalmente es considerablemente mayor que una empresa que sólo actúa como distribuidor.
En general, la cantidad de datos necesarios para cumplir con el DPE Fiscal o Contable es muy elevada. Se trata de información relacionada con los impuestos y los datos necesarios sobre los procesos logísticos y de producción, por ejemplo, información sobre los lotes, listas de materiales, etc.
Algunos de los objetos de datos críticos que son clave para los informes de SPED son:
⦁ Detalles de datos maestros de productos únicos.
⦁ Datos del proveedor con el tamaño y tipo de negocio. Por ejemplo, Lucro Preumido, Lucro real, etc.
⦁ Datos del cliente con el tamaño, tipo de negocio y regímenes especiales (si procede).
Cada presentación fiscal/contable del SPED requiere diferentes estándares de datos y formatos de archivo. El método de comunicación entre el contribuyente y el sistema SPED es diferente según el tipo de presentación. Puede tratarse de una presentación electrónica en formato XML o en formato TXT.
MasterSAF: la "herramienta mágica"
Debido a la complejidad de la legislación fiscal brasileña y a sus frecuentes cambios, los sistemas ERP u otros sistemas satélite que se utilizan actualmente para emitir o recibir las notas fiscales no tienen la capacidad técnica suficiente para soportar la complejidad de los requisitos de información del SPED.
Es frecuente que una empresa mediana o grande en Brasil confíe en una solución complementaria que se integre con los sistemas ERP existentes para gestionar los requisitos de cumplimiento del SPED.
Hay varios productos complementarios disponibles en el mercado brasileño, pero de ellos, el más popular en los diferentes sectores de la industria es MasterSAF, un producto de Thomson Reuters de la familia OneSource Tax.
MasterSAF proporciona una solución completa e integrada de informes fiscales y tributarios, reúne la información fiscal y contable en una única base de datos, permitiendo la generación de informes en conformidad con la autoridad fiscal brasileña a nivel federal, estatal y municipal.
Arquitectura técnica de MasterSAF
Almacén de datos MasterSAF
La arquitectura técnica de MasterSAF incluye MasterSAF Data Warehouse y MasterSAF Application Systems (Citrix). La solución MasterSAF DW consiste en un sistema tradicional cliente-servidor en dos capas. La capa cliente está escrita en Power Builder y la capa servidor está implementada en una base de datos Oracle.
La capa de cliente tiene un propósito básico de recibir y mostrar información para el usuario del sistema, estando casi toda la lógica funcional implementada en la capa de servidor.
Espacio de nombres MasterSAF
Thomson Reuters proporciona un paquete de soluciones (transporte y archivos) que puede importarse al sistema ERP del cliente y configurarse para adaptarse a los procesos empresariales y a los requisitos de elaboración de informes de conformidad.
El paquete se importa en el sistema del cliente utilizando un espacio de nombres específico para MasterSAF. Este espacio de nombres tiene todos los mapeos de datos y la configuración del proceso para soportar los informes de SPED.
MasterSAF ofrece la asignación de estos campos en las tres categorías siguientes:
⦁ Campos estándar: Como parte de la construcción base del paquete, los campos de MasterSAF se asignan por defecto a los campos del sistema ERP.
⦁ Parametrización: Las tablas/campos de parametrización del espacio de nombres son campos configurables a los campos MasterSAF basados en los procesos de negocio. Las parametrizaciones (objetos de configuración) que se aplican al cliente se mantienen en el sistema para que los datos puedan alimentar los campos MasterSAF pertinentes.
⦁ Campos no tratados: Son los campos en los que el paquete MasterSAF no proporciona un mapeo directo con los campos de origen; por lo tanto, el mapeo de los datos se puede lograr a través de procesos personalizados. Los procesos personalizados se definen en función de las capacidades del sistema ERP del cliente y de los problemas de los estándares de datos subyacentes.
Versiones y versiones de MasterSAF
Thomson Reuters publica versiones de MasterSAF cada año y parches cada dos semanas para garantizar que las actualizaciones del producto se ajustan a los cambios legales más recientes.
Además, estos parches implican varios cambios implementados en el producto (cambios funcionales, operativos o técnicos) por petición del cliente o por iniciativa de Thomson Reuters. Estos parches están disponibles en el portal de Thomson Reuters (Contact Centre) para todos los clientes.
Los clientes deben mantener su sistema en línea con el nivel de parche más actualizado de Thomson Reuters. Si el nivel de parche es inferior a dos niveles del último parche de MasterSAF, el equipo de soporte de productos de Thomson Reuters no proporcionará ninguna ayuda en caso de problemas.
La fuerza de Helixr:
Nuestros profesionales han liderado un número importante de proyectos en el espacio de la tecnología fiscal para nuestros clientes y serían un socio ideal a lo largo de su viaje al proporcionar un equipo experimentado que:
- Comprende las normas fiscales aplicables a los procesos de fabricación de productos farmacéuticos y a los procesos de distribución comercial
- Consta de expertos que conocen los procesos integrales sobre cómo gestionar el proceso de fabricación por contrato en línea con la legislación fiscal del ICMS para estados como Río de Janeiro y Sao Paulo
- Comprende los requisitos de la nota fiscal electrónica y tiene experiencia en numerosos proyectos de aplicación de las normas fiscales
- Puede definir los procesos de principio a fin, desde la normalización de los datos maestros hasta el procesamiento transaccional y la presentación de SPED.
Nuestros expertos
Para hablar con uno de nuestros expertos y saber más sobre este tema y cómo Helixr puede ayudar a su empresa, póngase en contacto a través de nuestro formulario de contacto.
