As questões por trás da frustração

Tanto nas equipas de negócios como nas de TI, ouvimos as mesmas preocupações:

• Por que é que a nossa implementação do SAP é tão lenta e dispendiosa?
• Como simplificar o SAP num ambiente farmacêutico regulamentado?
• Será que o SAP S/4HANA vale realmente a pena para o setor das ciências da vida?
• Como é que outras empresas farmacêuticas reduzem a personalização do SAP?
• Por que é que todas as alterações de processos demoram meses no SAP?

Estas não são apenas questões técnicas. Refletem um mal-estar mais profundo em relação à previsibilidade, aos custos e ao controlo.

A verdadeira questão: complexidade sem clareza

Os ambientes ERP raramente se tornam incontroláveis num único programa. Eles evoluem. São adicionados novos requisitos. São incorporadas demasiadas «exceções do tipo “e se precisarmos de...”». As integrações multiplicam-se. As variações locais são preservadas. Com o tempo, as organizações perdem um entendimento comum sobre:

• Quais sistemas suportam quais processos
• Onde começam e terminam os limites da integração
• Como as decisões arquitetónicas afetam a conceção de processos
• Qual será o verdadeiro impacto da mudança

Sem essa clareza, até mesmo os ajustes mais simples parecem arriscados. Cada mudança transforma-se num projeto.

A personalização é geralmente um sintoma

A personalização excessiva é frequentemente apontada como a causa da frustração com os sistemas ERP, mas, na verdade, é geralmente o resultado de problemas mais profundos:

• Responsabilidade pelo processo pouco clara
• A falta de questionamento das formas tradicionais de trabalhar
• Decisões tomadas sem uma visão arquitetónica global
• Requisitos empresariais traduzidos diretamente em alterações no sistema, sem simplificação
• Falta de compreensão das necessidades futuras da empresa e da escalabilidade

Quando as equipas empresariais não compreendem totalmente por que razão os processos funcionam da forma como funcionam, ou como é que o sistema lhes permite fazê-lo, a personalização torna-se a resposta por defeito.

O resultado é um ambiente ERP que é tecnicamente funcional, mas estrategicamente limitado.

Quando a arquitetura se torna invisível

Poucas organizações têm uma compreensão clara, ao nível empresarial, da sua arquitetura de ERP.

Consequentemente:

• O âmbito do sistema torna-se impreciso
• As dependências são mal compreendidas
• O risco não é traduzido em termos empresariais
• O esforço de validação aumenta
• Os ciclos de entrega prolongam-se
• E o custo da mudança aumenta

A questão não é que o ERP seja, por natureza, lento. O que acontece é que a incerteza aumenta o risco e o risco leva a uma maior cautela.

Recuperar o controlo

Resolver a frustração com o ERP não significa necessariamente substituir o SAP ou lançar outro programa de transformação em grande escala. Significa recuperar a clareza. As organizações que recuperam o controlo costumam:

• Esclarecer o âmbito do sistema e os limites de integração
• Restabelecer uma forte responsabilização das unidades de negócio pelos processos essenciais
• Alinhar as decisões arquitetónicas com o objetivo do modelo operacional
• Reduzir variações desnecessárias antes de implementar novas alterações

O objetivo não é a simplificação por si só. Trata-se de restaurar a transparência, a previsibilidade e a confiança na forma como as mudanças são implementadas.

A oportunidade

O ERP torna-se um obstáculo quando a empresa não se envolve e a complexidade acumula-se mais rapidamente do que a compreensão.

As organizações do setor das ciências da vida que dão um passo atrás para reavaliar a arquitetura, a propriedade e a conceção recuperam algo muito mais valioso do que a eficiência do sistema: o controlo.

Quando a relação entre o processo, o sistema e a estratégia fica clara, o ERP volta a ser aquilo para que foi concebido: uma plataforma para a expansão, e não um obstáculo à mesma.