Este rápido crescimento trouxe consigo a necessidade de normalização dos dados, reestruturação dos processos e utilização das tecnologias mais recentes para dar resposta às exigências de prestação de contas, tanto internas como externas.
O trabalho manual, extremamente demorado e tedioso, que envolvia várias folhas de cálculo, tinha-se tornado um enorme desafio para a equipa financeira da empresa. Era evidente que era necessária uma solução baseada em sistemas para apoiar a estratégia empresarial, facilitar a elaboração de relatórios e simplificar o processo para futuras aquisições. A equipa financeira do Grupo precisava de dispor de funcionalidades de relatórios dinâmicas e integradas, com a capacidade de acompanhar os KPIs e de implementar controlos rigorosos baseados em sistemas.
Os especialistas da Helixr foram contactados para propor e implementar uma solução.
A solução
Os especialistas em tecnologia financeira e fiscal da Helixr sabiam que precisavam de compreender e desvendar as complexidades da situação atual para oferecer uma solução que maximizasse os benefícios para o negócio. O nosso cliente dispunha de vários sistemas de contabilidade e ERP com diferentes padrões de dados, controlos de sistema e diferentes níveis de granularidade nos resultados dos relatórios – o que tornava muito difícil a elaboração de relatórios consistentes em relação aos KPIs. A equipa financeira dependia fortemente de folhas de cálculo Excel para realizar reconciliações mensais entre empresas e relatórios MIS para cada entidade jurídica/unidade de negócio.
Os processos interempresariais tinham-se tornado difíceis e altamente complexos, uma vez que o registo transacional e a reconciliação financeira eram inconsistentes e os sistemas ERP não estavam configurados para gerir eficazmente as reconciliações interempresariais.
A utilização de múltiplas moedas funcionais também agravou os problemas – a conversão da moeda transacional para a moeda funcional local e, posteriormente, para a moeda de reporte do grupo não era aplicada de forma consistente nas diferentes entidades jurídicas. Os processos de consolidação eram atrasados se houvesse algum ajuste tardio em qualquer uma das entidades de origem.
A abordagem
A equipa de Finanças do Grupo e os especialistas da Helixr trabalharam em conjunto para analisar e avaliar uma seleção de soluções de Gestão do Desempenho Corporativo (CPM) da Anaplan, SAP Analytics Cloud, Oracle e OneStream. A OneStream foi selecionada com base na funcionalidade do software, no conhecimento e na qualidade da equipa de vendas e de apoio, no seu compromisso com o sucesso do cliente e na liberdade de gerir o sistema a nível da equipa de finanças, em vez de pelo departamento de TI, após a sua implementação.
A OneStream foi considerada a única solução de CPM capaz de satisfazer todos os requisitos a curto e longo prazo para unificar os relatórios de gestão, a análise, o planeamento financeiro e a preparação de demonstrações financeiras consolidadas com uma solução única e extensível.
A Helixr apoiou a equipa financeira na integração da plataforma OneStream XF com vários sistemas ERP: SAP S4 HANA, Sage e QuickBooks. O sistema OneStream Finance Consolidation capacitou a equipa financeira de cada local/unidade de negócio a assumir a responsabilidade pelos seus relatórios financeiros.
O resultado: superar a complexidade para maximizar o impacto nos negócios
A solução OneStream que implementámos simplificou o processo de consolidação, harmonizando os fluxos de trabalho entre empresas. Facilitou a identificação de quaisquer transações em falta de uma ou outra entidade, sem necessidade de consultar uma folha de cálculo do Excel ou um ficheiro de origem. As transações entre empresas são reportadas tanto na moeda local como na moeda de reporte convertida.
Agora, é possível detalhar os números até ao nível das transações na mesma plataforma única. Quaisquer erros ou lançamentos incorretos podem ser corrigidos atempadamente, sem causar atrasos nos lançamentos ou falhas nos prazos de encerramento do mês.
Pouco depois da entrada em funcionamento, tornou-se bastante evidente que os controladores financeiros de todas as unidades se sentiam confiantes quanto às informações que estavam a reportar para os pacotes da direção. O novo sistema libertou tempo às equipas financeiras para realizarem atividades de maior valor acrescentado e fornecerem os inputs certos aos diretores gerais das unidades para impulsionar o crescimento.
Foi concebida uma abordagem faseada para tirar o máximo partido da OneStream Intelligent Platform. A primeira fase integrou os dados transacionais do ERP na plataforma para gerar relatórios de gestão e relatórios legais. As equipas também ativaram a funcionalidade de previsão contínua e orçamentação com a função de carregamento de modelos para realizar a análise de variações tanto a nível do grupo como da unidade de negócio.
A parte final da primeira fase foi a consolidação do grupo e o painel de controlo executivo, permitindo à empresa acompanhar o progresso e maximizar a eficiência com informações em tempo real. O painel de controlo é uma ferramenta poderosa que permite às equipas financeiras fornecer informações precisas em relação aos KPIs ao seu conselho de administração.
A solução implementada pela equipa da Helixr fornece informações financeiras e operacionais precisas em tempo real para apoiar uma tomada de decisão mais rápida e informada.
Os pontos fortes da Helixr
A área especializada em Tecnologia Financeira e Fiscal da Helixr garante a conformidade e cumpre os objetivos organizacionais através da reengenharia e digitalização de processos. Contamos com uma vasta experiência na implementação de melhores práticas e soluções personalizadas para dar resposta às estratégias de negócio dos nossos clientes.
Trabalhamos com os nossos clientes para fornecer análises de dados e painéis executivos que permitem a simulação de cenários hipotéticos, orientando o planeamento financeiro e fiscal e as decisões relativas ao fluxo de caixa. Apoiamos também os nossos clientes, destacando oportunidades para impulsionar futuras melhorias nos processos de negócios nas suas funções financeiras e fiscais.
Neste projeto, através da parceria com a OneStream, a Helixr encontrou-se numa posição em que a equipa pôde fornecer uma plataforma financeira inteligente e proporcionar o máximo impacto nos negócios.
