Por que é que a transição é mais importante do que nunca

As transformações modernas de ERP raramente envolvem uma única plataforma. Abrangem ambientes multicloud, motores fiscais interligados, soluções para a cadeia de abastecimento, automação, ferramentas localizadas e plataformas de dados. À medida que a complexidade técnica aumenta, a complexidade humana aumenta com ela.

Os cortes de hoje devem ter em conta:

• Fluxos de dados integrados entre o SAP, serviços na nuvem, sistemas financeiros e ERPs locais
• Continuidade operacional em setores altamente regulamentados, como as ciências da vida
• Colaboração em tempo real entre equipas de programas globais e operações locais
• Resolução rápida de problemas entre equipas distribuídas e em diferentes fusos horários
• A satisfação do utilizador – o indicador definitivo de sucesso

A transformação já não se concretiza apenas com a entrada em funcionamento do sistema. Concretiza-se quando as pessoas conseguem desempenhar as suas funções e satisfazer as necessidades dos seus clientes desde o primeiro dia.

A transição é, em última análise, um momento em que o desempenho humano é fundamental

Um plano tecnicamente correto não terá sucesso se as equipas não estiverem alinhadas, preparadas e apoiadas.
Uma transição centrada nas pessoas reconhece que:

• As pessoas precisam de clareza quanto às responsabilidades, prazos e procedimentos de escalonamento
• Os quadros de tomada de decisão devem ser simples e inspirar confiança
• Os ensaios (simulações de transição) e a formação desenvolvem a memória muscular e a confiança
• A comunicação deve ser em tempo real, inequívoca e respeitar a pressão operacional
• Os líderes devem criar ativamente um ambiente em que as equipas se sintam tranquilas, preparadas e capacitadas
• As equipas operacionais precisam de se sentir apoiadas e compreendidas quanto à importância do seu papel e das suas tarefas.

As melhores transições parecem quase transcorrer sem incidentes, não porque tenham sido simples, mas porque as pessoas estavam preparadas.

Como é um plano de transição sólido

Com base na experiência da Helixr na implementação de transformações complexas, um plano de transição eficaz inclui:

1. Um empenho constante na continuidade das operações

Todas as atividades giram em torno de uma questão: a empresa consegue funcionar de forma segura e eficiente desde o primeiro dia?

2. Sequenciamento realista e mapeamento de dependências

Não apenas o que precisa de acontecer, mas o que tem de acontecer para que outra coisa possa acontecer.

3. Responsabilidades bem definidas

Cada tarefa tem um responsável, um substituto e um procedimento para escalar o problema imediatamente.

4. Ensaio geral da transição

As equipas devem compreender as interdependências entre si, não só no que diz respeito às tarefas, mas também ao ritmo, às decisões e às transferências de responsabilidades.

5. Um ritmo de preparação

As transições bem-sucedidas nunca são feitas à última da hora. São o resultado de muitos meses de coordenação contínua entre as áreas de TI, negócios, finanças, operações e liderança.

Conclusão: é durante a transição que se constrói a confiança

A transição é o momento em que a empresa se pergunta:
«Estamos mesmo prontos?»

Um plano de transição sólido oferece a resposta, através da clareza, da precisão, da colaboração e de uma liderança centrada nas pessoas.

Porque, embora a tecnologia possa possibilitar a transformação, são as pessoas que a concretizam .

E nas 48 horas cruciais em que tudo entra em funcionamento, é a qualidade dessa implementação — o resultado final do planeamento, dos testes, da formação e do envolvimento das pessoas — que, em última análise, determina o sucesso ou o fracasso do ERP.