O impacto da COVID-19 na implementação de sistemas ERP

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Enquanto o mundo continua a lutar contra a pandemia do coronavírus, esta análise centra-se no impacto que a situação teve nas atuais implementações de ERP e na forma como isso poderá moldar as novas formas de trabalho pós-pandemia, no âmbito do «novo normal».

Desde março de 2020, temos assistido a mudanças profundas na forma como os projetos de ERP em andamento são geridos. Infelizmente, vários deles foram cancelados ou adiados, enquanto os que ainda não tinham sido iniciados foram arquivados por tempo indeterminado. Em primeiro lugar, isto deve-se ao facto de as empresas estarem a alterar os seus modelos de negócio para explorar novos canais ou a aceitar a cessação das suas atividades. No entanto, algumas empresas têm enfrentado dificuldades para implementar uma metodologia de implementação essencialmente tradicional com pouco ou nenhum contacto humano.

Novas formas de trabalhar

À medida que a pandemia se alastrou, as empresas tiveram de adotar rapidamente as formas de trabalho do «Novo Normal» para manter algum nível de continuidade das atividades. Este novo normal levou a mudanças fundamentais na forma como os nossos colaboradores funcionam e interagem:

Os trabalhadores passaram a exercer as suas funções principalmente a partir de casa ou em espaços de coworking, com quase 40 % dos trabalhadores do Reino Unido a trabalharem remotamente no pico da primeira vaga, em junho de 2020
Os padrões de trabalho mudaram significativamente, com o trabalho flexível a ser preferido em detrimento do horário normal de escritório, prolongando a jornada de trabalho típica
Foram adotadas formas de trabalho mais ágeis; as reuniões presenciais passaram a ser virtuais e os e-mails foram, em certa medida, substituídos pelas mensagens instantâneas
As viagens de negócios foram, na prática, praticamente eliminadas

Estas mudanças trouxeram consigo novos desafios:

A falta de interação presencial criou uma barreira à comunicação, que foi parcialmente superada através do uso de tecnologias colaborativas e de eventos de equipa à distância
O facto de sermos convidados (virtualmente) a entrar nas casas das pessoas levou a uma maior intimidade em comparação com os ambientes de trabalho tradicionais, esbatendo as fronteiras entre o trabalho e o lar e tornando mais difícil alcançar um equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal
A resiliência tem sido afetada, não só pelo peso psicológico da pandemia, mas também pelas expectativas de estar «sempre disponível» para conciliar a vida doméstica e profissional no mesmo espaço físico

Estatísticas da Covid-19

51%

as empresas aceleraram o desenvolvimento de aplicações de IA e de aprendizagem automática

58%

empresas aceleraram as soluções de cibersegurança

55%

as empresas aceleraram as migrações para a nuvem

70%

redução das viagens de negócios

500%

aumento da utilização do Microsoft Teams

55%

as empresas aceleraram as migrações para a nuvem

70%

redução das viagens de negócios

500%

aumento da utilização do Microsoft Teams

Impactos na implementação do ERP

Embora alguns aspetos do trabalho venham a regressar ao normal com o tempo, não se prevê que voltemos à situação pré-pandémica, criando assim um novo normal para a vida pós-pandémica:

Padrões de trabalho

Os padrões de trabalho estão a mudar profundamente devido a:

As empresas estão a concentrar mais investimentos em tecnologias colaborativas para apoiar os colaboradores e em medidas de segurança reforçadas para combater as ameaças à cibersegurança, que se tornaram cada vez mais frequentes ao longo da pandemia. Terão de implementar mecanismos de apoio aos colaboradores para identificar proativamente e ajudar aqueles que enfrentam problemas de resiliência.

Espera-se que as organizações continuem a redesenhar as suas estruturas corporativas para refletir as novas formas de trabalho e reduzam significativamente a sua camada de gestão intermédia.

Com esta transição para o trabalho remoto, os empregadores têm acesso a uma força de trabalho mais ampla do que nunca, menos limitada pela geografia e pela mobilidade laboral. As fronteiras entre países estão a tornar-se mais flexíveis, facilitando mais a deslocalização, a relocalização e a colaboração global.

Viagens de negócios

Na última década, as viagens de negócios aumentaram significativamente, principalmente devido aos avanços nos meios de transporte. Em projetos globais de ERP, isso permitiu visitas frequentes a locais remotos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

A pandemia do coronavírus eliminou todas as viagens de negócios, exceto as essenciais, e os indicadores de mercado mostram que esta situação não irá regressar aos níveis pré-pandémicos no futuro. Isto deve-se não só à constatação de que muitos projetos continuaram conforme planeado exclusivamente através da colaboração online, mas também à necessidade de encontrar formas de reduzir custos para compensar as perdas decorrentes da pandemia.

A própria tecnologia colaborativa levantou a questão: «Que benefício estou realmente a obter ao estar no local?»

Mudanças tecnológicas

Cada vez mais empresas estão a olhar para um «Admirável Mundo Novo», uma vez que a pandemia demonstrou que a sociedade humana não é infalível. Nos próximos anos, haverá uma maior ênfase na robótica, na aprendizagem automática e na inteligência artificial – afinal, os robôs não adoecem!

O comportamento de compra também mudou radicalmente, passando de uma experiência presencial para uma experiência digital, o que irá impulsionar ainda mais a inovação nas plataformas de compras, sejam elas B2B, B2C ou B2E.

Torres funcionais

Os ambientes empresariais costumam organizar as suas plantas de piso em departamentos funcionais — uma abordagem que, tradicionalmente, se acreditava aumentar a eficiência interna, mas que acabou por gerar desafios hierárquicos e uma mentalidade de silos. A eliminação das divisões físicas deverá melhorar a colaboração interfuncional. Por sua vez, isto poderá levar a que os departamentos menos poderosos passem a desempenhar um papel de facilitadores nas decisões e mudanças, em vez de meros executantes.

Estabilidade da cadeia de abastecimento

Uma das principais lições retiradas da pandemia é a importância de dispor de uma cadeia de abastecimento robusta e sustentável. Nos últimos anos, muitas empresas aceitaram riscos mais elevados na busca pela redução de custos e testemunharam agora o impacto negativo de não garantirem que a sua cadeia de abastecimento fosse suficientemente robusta para resistir a uma crise global. Isto levará a uma maior atenção ao planeamento e implementação de sistemas ERP.

Implementação de ERP

Ignorando as nuances específicas das metodologias de projeto, os projetos passam normalmente por fases padrão, para as quais as práticas de trabalho tradicionais precisam de ser adaptadas após a pandemia:

Definição do âmbito e planeamento

Tradicionalmente, isto exigia várias reuniões presenciais com as principais partes interessadas para definir o âmbito e criar um plano realista. Com ferramentas como o MS Teams, isto pode agora ser feito online com a contribuição de todas as equipas.

Os projetos de ERP seguem normalmente uma abordagem em cascata, mas a utilização de métodos ágeis pode ajudar a identificar e a responder às mudanças mais rapidamente. Uma vez que a eficácia do método ágil em projetos de ERP ainda é incerta, uma abordagem mista poderá ser a melhor opção.

Os projetos virtuais exigem uma forte governança e relatórios para manter o controlo sobre os fluxos de trabalho, os custos e os resultados.

Design

Um projeto eficaz depende da interação com os utilizadores e as partes interessadas para reafirmar os processos empresariais e as soluções mais adequadas. Isto não deverá ser significativamente afetado, uma vez que a comunicação pode ser realizada de forma eficaz online através de ferramentas colaborativas.

Construir

As ferramentas colaborativas têm sido frequentemente utilizadas para facilitar esta atividade no processo tradicional de gestão de projetos, pelo que se prevê que o impacto nesta fase seja reduzido.

No entanto, é essencial manter planos adequados e interativos para acompanhar o progresso, uma vez que o principal desafio ao longo da pandemia tem sido facilitar as mudanças que exigem a colaboração entre clientes, fornecedores, instituições financeiras e outros terceiros.

Teste

Os testes funcionais de um sistema ERP deverão ser minimamente afetados, mas poderão surgir desafios durante os testes com utilizadores, o que exigirá esforços de formação e adoção.

A monitorização e a elaboração de relatórios de testes podem ser geridas de forma adequada através da utilização de quadros eletrónicos interativos (por exemplo, o MS Project Planner), que facilitam os fluxos de trabalho, permitem registar comentários e automatizam a elaboração de relatórios. Isto é essencial para destacar a disponibilidade de recursos.

Transição

Esta fase requer normalmente um elevado nível de interação presencial para gerir eficazmente a redução gradual, a execução e o aumento gradual das operações comerciais. Por conseguinte, uma gestão abrangente da transição é fundamental para o sucesso.

Canais de comunicação claros entre a gestão, os prestadores de serviços logísticos, os fornecedores e os clientes são essenciais para garantir que processos como a constituição de stocks e os períodos de interrupção sejam devidamente geridos.

Definição do âmbito e planeamento

Design

Construir

Teste

Transição

Os pontos fortes da Helixr

A nossa equipa adaptou com sucesso a nossa abordagem à execução de projetos globais de ERP durante a pandemia de coronavírus. Com esta experiência, aperfeiçoámos a nossa abordagem para garantir que os projetos sejam concluídos dentro do orçamento, dentro do prazo e de acordo com as expectativas de qualidade. Estamos preparados para os desafios específicos que surgirão no pós-covid através de:

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